| Mohon faxkan kepada saya berkaitan format penulisan Surat Resmi kerajaan. Contoh: Tarikh & Ruj.Kami tulis dimana? Bentuk surat bersama ini dilampirkan .... Bagaimanakah bentuk surat tersebut? Sekian Terimakasih. | Untuk makluman tuan, format surat rasmi mesti mempunyai bahagian kepala surat, badan (isi), dan penutup surat. Bahagian kepaala surat mengandungi nama, logo dan alamat penuh instutusi, diikuti nama penerima, nombor fail, tarikh dan sapaan. bahagian badan bermula dengan perkara, para pertama (penanda wacana), para dua (isi utama), para tiga (isi tambahan), para empat (penutup). bahagian penutup mengandungi slogan, saya yang menjalankan tugas, tandatangan, nama, jawatan (b.p. jika perlu), dan parap. Format surat rasmi boleh dirujuk pada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007, halaman 43 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam . Semua jabatan dalam sektor awam, termasuk DBP merujuk pekeliling ini. | Lain-lain | 30.04.2014 |
| Assalamualaikum, Mohon pencerahan berkaitan panduan penulisan surat rasmi Panggilan Hormat Penerima atau Kata Sapaan: Surat yang ditujukan kepada agensi kerajaan hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ seperti yang ditunjukkan pada Contoh 1, manakala surat kepada orang awam hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ atau ‘Puan’. Surat yang khusus kepada Ketua Agensi yang mempunyai gelaran kebesaran hendaklah mendahulukan kata hormat dan gelaran kebesarannya seperti ‘YBhg. Tan Sri/Datuk/Dato’. Begitu juga bagi surat kepada orang awam yang mempunyai gelaran kebesaran. Contoh 2 menunjukkan contoh panggilan hormat penerima atau kata sapaan dengan gelaran kebesaran. Di sini timbul kekeliruan, sekiranya Gelaran Ketua Agensi itu seperti ‘Datuk Bandar’, adakah panggilan hormat penerima atau kata sapaan dengan gelaran kebesaran atau dimulakan dengan ‘Tuan’ sebagaimana Contoh 3. Sekian, terima kasih. | Untuk contoh 1, sapaan yang digunakan jika merujuk kepada Encik Noor Azman bin Abdul Rahman, ialah Tuan.
Untuk contoh 2, sapaan yang digunakan tidak ada kesalahan. Akan tetapi, ejaan perlu dibetulan iaitu, YBhg. Datuk Seri. Manakala untuk contoh 3, pada kebiasaannya, pihak DBP akan menyertakan nama Datuk Bandar tersebut dalam penulisan surat rasmi. Kemudian daripada nama tersebut barulah sapaan dapat ditentukan. Jika Datuk, akan digunakan YBhg di permulaan nama, jika sebalik sapaan yang digunakan ialah Tuan. | Lain-lain | 27.10.2016 |
| salam sejahtera, saya ingin mendapatkan kepastian mengenai (Panggilan Hormat Penerima atau Kata Sapaan) dalam penulisan surat rasmi- iaitu penggunaan Tuan/ Puan. Sekiranya jantina penerima surat adalah perempuan, apakah panggilan hormat yang sesuai dan harus untuk digunakan? Sekirannya " Tuan" adalah panggilan hormat yang sesuai adakah menjadi satu kesalahan jika saya menggunakan panggilan hormat "Puan" dalam penulisan surat rasmi yang ditujukan kepada seorang penerima perempuan? | Kata sapaan 'puan' boleh digunakan pada permulaan surat sekiranya pengirim sedia maklum penerima surat ialah seorang wanita. Kata sapaan 'tuan' digunakan atas nama jawatan sekiranya pengirim tidak mengetahui jantina penerima surat. | Lain-lain | 22.03.2019 |
| Assalamualaikum... Saya ingin bertanya tentang surat kiriman rasmi. Kenapakah surat kiriman rasmi tidak mencatatkan nombor 1 dalam kandungan surat? Sebaliknya diteruskan kepada nombor 2. Terima kasih | Format penulisan surat rasmi yang bermula dengan perenggan pertama (tanpa nombor) dan perenggan seterusnya bermula dengan nombor 2 dan seterusnya telah lama diterima pakai. Format yang hampir sama juga diterima pakai dalam penulisan esei, perenggan pertama bermula dari tepi dan menginden (mengesot sedikit ke dalam) pada perenggan yang seterusnya. Walau bagaimanapun tiada maklumat tentang penyusunan format penulisan yang sedemikian dalam pangkalan data kami. Sedikit maklumat tambahan, format penulisan surat rasmi ini menerima pakai Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 yang dikeluarkan oleh JPA. | Tatabahasa | 07.11.2015 |
| Saya ingin bertanya penggunaan "Saya yang menjalankan tugas" dalam surat rasmi pada bahagian akuan diri sebelum tandatangan. Menurut seorang Munsyi Dewan semasa saya berkursus penulisan surat rasmi beliau menjelaskan "Saya yang menjalankan tugas" hanya digunakan oleb Ketua Setiausaha Negara sahaja. Namun kemunsyikilan saya dalam buku teks kelas Peralihan terdapat satu surat rasmi yang tulis oleh murid menggunakan "Saya yang menjalankan tugas". Mohon pihak tuan dapat memberi penjelasan tentang perkara ini supaya saya tidak mengajar perkara yang salah pada murid-murid saya. Terima kasih. | Lazimnya penggunaan rasmi dalam kalangan penjawat awam ialah "Saya Yang Menurut Perintah". Walau bagaimanapun frasa "Saya Yang Menjalankan Tugas" banyak digunakan dalam buku/edaran tentang penulisan surat rasmi. Oleh hal yang demikian, jika ada organisasi yang menggunakan frasa tersebut dalam surat, bukanlah suatu kesalahan. | Tatabahasa | 19.09.2015 |
| Tuan, saya ingin mohon kepastian tentang penggunaan perkataan "tuan" atau "puan" di dalam penulisan surat rasmi. Sekiranya kita sebagai pengirim surat telah sedia maklum penerima surat merupakan seorang wanita, adakah kata ganti kedua di dalam badan surat menggunakan "tuan" ataupun "puan" ? Perkara ini timbul kerana ada pihak yang mengatakan penggunaan "puan" perlu dielakkan, kerana ianya kurang formal. Mohon penjelasan tuan berkenaan perkara ini. Terima kasih. | Kata sapaan 'puan' boleh digunakan pada permulaan surat sekiranya pengirim sedia maklum penerima surat ialah seorang wanita. Kata sapaan 'tuan' digunakan atas nama jawatan sekiranya pengirim tidak mengetahui jantina penerima surat. | Lain-lain | 17.04.2009 |
| Salam Bolehkah ditulis YBrs. pada alamat penerima surat rasmi; contohnya: YBrs. Pengarah? Kebiasaannya surat rasmi kerajaan tidak menggunakan sapaan ini. Terima kasih. | Untuk penulisan surat rasmi, sekiranya penerima surat tiada gelaran, seperti Datuk atau Tan Sri dan sebagainya, sapaan yang sesuai ialah Tuan atau Puan, diikuti nama penerima dan bukannya nama jawatan penerima. Walau bagaimanapun, sapaan kehormat Yang Berusaha (YBrs.) boleh digunakan bagi pegawai tinggi kerajaan yang kanan tetapi tiada gelaran warisan atau kehormat. Yang Berusaha (YBrs.) juga lazimnya digunakan untuk menyapa seseorang yang merupakan individu terpenting dalam menjayakan sesuatu program. | Tatabahasa | 11.02.2025 |
| Sekiranya terdapat lebih dari satu kata hormat yang perlu digunakan pada surat rasmi adakan perlu jarakan atau tidak bagi setiap kata hormat tersebut. Contoh: YBrs.Dr/Tuan/Puan atau YBrs. Dr / Tuan / Puan | Kata panggilan hormat dalam penulisan surat rasmi yang dipisahkan menggunakan tanda garis miring (/) tidak perlu dijarakkan. Contohnya, YBrs. Dr./Tuan/Puan. | Tatabahasa | 14.02.2025 |
| Apakah panduan berkaitan format surat rasmi yang boleh dirujuk? Adakah DBP mempunyai garis panduan berkaitan penulisan surat rasmi yang standard untuk sektor awam? Bahagian/Seksyen manakah yang boleh dirujuk sekiranya terdapat pertanyaan lanjut berkaitan format surat rasmi? Sekian, terima kasih. | Saudara, Format surat rasmi boleh dirujuk pada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007, halaman 43 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam . Semua jabatan dalam sektor awam, termasuk DBP merujuk pekeliling ini. Saudara bolehlah melayari laman sesawang JPA untuk maklumat lanjut. | Lain-lain | 13.10.2010 |
| As Salam ! Mengapakah format penulisan surat kiriman rasmi Bahasa Melayu dengan Bahasa Inggeris tidak sama? | Format surat rasmi boleh dirujuk pada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007, halaman 43 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam. Sama ada format tersebut sama atau tidak antara bahasa Melayu dengan bahasa Inggeris bukanlah bidang kuasa DBP untuk menentukannya. | Lain-lain | 03.04.2012 |